Make a Soap · prywatność
Polityka prywatności
Dowiedz się, jakie dane wykorzystujemy w makeasoap.com, w jakim celu i jak możesz korzystać ze swoich praw.
1. Administrator i kontakt
ASPOL SCENTRA sp. z o.o.
ul. Przemysłowa 32, 05-240 Tłuszcz, Polska
NIP 7620003321 · KRS 0001141720 · REGON 550479577
Kontakt w sprawach prywatności i obsługi klientów: zamowienia@makeasoap.com. Możesz też napisać na biuro@aspolscentra.com, zadzwonić pod +48 726 606 600 lub skontaktować się listownie.
Otrzymujemy dane, które wpisujesz w formularzach zamówienia, konta klienta, newslettera oraz w korespondencji. Mogą obejmować imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, adres dostawy, dane faktury, treść zgłoszenia oraz informacje o zamówieniu. Podczas korzystania ze strony przetwarzane są także dane techniczne, między innymi adres IP, identyfikatory sesji, adres odwiedzanej podstrony, czas żądania, rodzaj przeglądarki i informacje o błędach.
W związku z zamówieniem możemy otrzymać status transakcji od użytego operatora płatności oraz status doręczenia od wybranego przewoźnika. Nie potrzebujemy hasła do Twojej bankowości internetowej ani danych logowania do banku.
2. Cele, podstawy prawne i przechowywanie danych
RODO oznacza rozporządzenie (UE) 2016/679. Poniżej wskazujemy cel przetwarzania, jego podstawę oraz zdarzenie lub termin kończący przechowywanie. Gdy dane służą kilku celom, zachowujemy po zakończeniu danego celu wyłącznie zakres potrzebny do pozostałych obowiązków. Nie przechowujemy całego profilu klienta tylko dlatego, że musimy zachować fakturę.
| Cel i dane | Podstawa | Kiedy kończy się przechowywanie |
|---|---|---|
| Przyjęcie, płatność i wykonanie zamówienia: dane kontaktowe i adresowe, produkty, dostawa i status płatności. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — czynności przed zawarciem umowy i wykonanie umowy. | Po wykonaniu i rozliczeniu zamówienia. Następnie zachowujemy tylko dane potrzebne do dokumentacji podatkowej, reklamacji lub roszczeń przez okresy opisane w odpowiednich wierszach. |
| Faktury, ewidencja sprzedaży i dokumentacja księgowa. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki podatkowe i rachunkowe. | Dokumenty podatkowe — co do zasady do upływu 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności odpowiedniego podatku. Dowody księgowe — co do zasady 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Jeżeli przepis szczególny lub zawieszenie albo przerwanie przedawnienia wymaga dłuższego zachowania dokumentu, do końca tak ustalonego okresu. |
| Reklamacje, odstąpienie od umowy, zwroty i rozliczenie zgłoszenia. | Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO — wykonanie umowy i obowiązki wynikające z prawa konsumenckiego; dalsze niezbędne zabezpieczenie roszczeń — lit. f. | Do zakończenia zgłoszenia i wykonania uzgodnionego lub wymaganego prawem świadczenia, np. zwrotu pieniędzy. Następnie tylko dokumentacja niezbędna do rozliczeń i ochrony roszczeń, przez właściwe okresy opisane poniżej. |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: dowody umowy, wykonania, zgłoszeń i rozliczeń. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes w ochronie praw administratora lub klienta. | Do przedawnienia konkretnego roszczenia. Zasadniczo termin wynosi 6 lat, a dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą i świadczeń okresowych 3 lata; przepisy szczególne mogą określać inny termin, np. 2 lata dla wskazanych w art. 554 Kodeksu cywilnego roszczeń sprzedawcy. Bieg terminu zależy od wymagalności roszczenia. Dla terminów wynoszących co najmniej 2 lata koniec przypada co do zasady na koniec roku kalendarzowego. Zawieszenie, przerwanie biegu lub orzeczenie w sprawie może zmienić ten termin; w razie sporu zachowujemy potrzebne dowody do zakończenia postępowania i wykonania rozstrzygnięcia. |
| Konto klienta: dane profilu, ustawienia oraz dostęp do zamówień. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — umowa o świadczenie usługi konta. | Do usunięcia konta na Twoje żądanie albo zakończenia świadczenia tej usługi. Usunięcie konta nie usuwa dokumentów zakupu, które musimy zachować do rozliczeń lub obsługi roszczeń. |
| Zapytania niezwiązane z zamówieniem: dane kontaktowe i treść wiadomości. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — udzielenie odpowiedzi i obsługa zgłoszenia. | Do udzielenia odpowiedzi i zamknięcia sprawy będącej przedmiotem korespondencji. Jeżeli wiadomość prowadzi do zamówienia, reklamacji lub sporu, odpowiednią część zachowujemy według okresu właściwego dla tej sprawy. Nie zachowujemy pozostałej korespondencji w bezterminowym archiwum kontaktów. |
| Newsletter i marketing elektroniczny: adres e-mail, dane dobrowolnie podane przy zapisie, wybór subskrypcji. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda; kontakt marketingowy także na podstawie zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej. | Do wycofania zgody, wypisania z newslettera albo zakończenia danej subskrypcji — zależnie od tego, co nastąpi wcześniej. Po wypisaniu nie wykorzystujemy kontaktu do wysyłki marketingowej. |
| Potwierdzenie udzielenia lub wycofania zgody i respektowanie rezygnacji. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO — rozliczalność i wykazanie spełnienia obowiązków; w razie konkretnego sporu także lit. f. | Minimalny zapis zgody i jej wycofania zachowujemy do końca okresu, w którym może zostać zakwestionowana legalność konkretnej wysyłki lub przetwarzania. W razie rozpoczęcia postępowania — do jego prawomocnego zakończenia i wykonania rozstrzygnięcia. Zapis blokujący ponowne dodanie wypisanego kontaktu zachowujemy przez czas prowadzenia danej listy wysyłkowej, wyłącznie do respektowania rezygnacji. |
| Bezpieczeństwo i diagnostyka: dane o błędach, zdarzeniach technicznych i próbach nadużyć. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie działania sklepu, wyjaśnianie usterek i ochrona przed nadużyciami. | Dane przypisane do konkretnej usterki — do jej zdiagnozowania, usunięcia i potwierdzenia poprawnego działania. Dane dotyczące incydentu — do zakończenia jego wyjaśnienia i usunięcia skutków; jeśli stanowią dowód w sporze, przez właściwy okres ochrony roszczeń. Dane techniczne niezwiązane z otwartym zdarzeniem podlegają usunięciu, gdy nie są już potrzebne do jego wykrycia lub wyjaśnienia. |
| Statystyka Google Analytics 4, jeśli udzielisz zgody: informacje o wizytach i zdarzeniach oraz identyfikatory przeglądarki lub urządzenia. | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda; odczyt i zapis niekoniecznych technologii także na podstawie zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej. | W usłudze GA4 okres przechowywania danych użytkowników i zdarzeń wynosi 14 miesięcy. Dla identyfikatora użytkownika okres jest odnawiany przy każdej nowej aktywności, zatem biegnie od jego ostatniej aktywności; odnowienie nie dotyczy w ten sam sposób retencji poszczególnych zdarzeń. Po upływie właściwego okresu Google usuwa objęte nim dane w miesięcznym cyklu. Ustawienie nie obejmuje standardowych raportów zbiorczych. Statystyki rzeczywiście anonimowe mogą pozostać dłużej. Wycofanie zgody kończy dalsze pomiary oparte na tej zgodzie, ale nie usuwa automatycznie danych historycznych; możesz żądać ich usunięcia na zasadach opisanych w punkcie 5. |
| Zapamiętanie decyzji o cookies przez Complianz i obsługa wyboru prywatności. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — zapewnienie respektowania Twojego wyboru; dokumentowanie wymaganej zgody — lit. c. | Aktualny wybór jest używany do czasu jego zmiany, cofnięcia lub wygaśnięcia pliku zapamiętującego decyzję. Termin działania danego pliku podaje polityka cookies. Niezbędny dowód udzielenia lub wycofania zgody przechowujemy według kryteriów dokumentowania zgód opisanych powyżej. |
Podanie danych jest dobrowolne. Dane oznaczone jako wymagane do zamówienia lub założenia konta są jednak potrzebne do zawarcia i wykonania odpowiedniej umowy; bez nich nie możemy dostarczyć danej usługi. Dane potrzebne do wystawienia faktury wynikają również z przepisów. Odmowa newslettera lub statystyki nie warunkuje dokonania zakupu.
3. Odbiorcy danych i usługi, z których korzystamy
Przekazujemy dane wyłącznie w zakresie odpowiednim do zadania odbiorcy. Mogą je otrzymywać:
- dostawcy infrastruktury i utrzymania sklepu, w tym Microsoft w związku z hostingiem Microsoft Azure, oraz upoważnione osoby obsługujące systemy informatyczne;
- dostawcy poczty elektronicznej, w tym usługi Microsoft używane do obsługi korespondencji;
- biuro rachunkowe, podmioty świadczące obsługę prawną oraz banki — w zakresie rozliczeń, obowiązków prawnych lub konkretnej sprawy;
- wybrany przewoźnik i operator punktu odbioru, np. InPost, DPD lub Raben, gdy korzystasz z danej formy dostawy;
- operator wybranej, aktywnej metody płatności. Po uruchomieniu Przelewy24 i wybraniu tej metody dane potrzebne do realizacji płatności otrzymuje PayPro S.A., operator Przelewy24. PayPro przetwarza dane również jako odrębny administrator zgodnie ze swoim obowiązkiem informacyjnym dla płatnika;
- dostawca Google Analytics 4 z grupy Google — w związku z pomiarami uruchomionymi po Twojej zgodzie;
- organy publiczne i inne uprawnione podmioty, gdy ujawnienie wynika z przepisów.
Sklep działa na WordPress i WooCommerce. Formularze i newsletter obsługujemy przy użyciu Fluent Forms i FluentCRM, a wybory cookies za pomocą Complianz. Nazwa narzędzia opisuje funkcję w sklepie; samo korzystanie z zainstalowanej wtyczki nie oznacza udostępniania jej producentowi całej bazy klientów.
Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
W związku z usługami Google i Microsoft dane mogą być przetwarzane również poza EOG, m.in. w Stanach Zjednoczonych. Według opublikowanych zasad Google dla transferów do certyfikowanego podmiotu w USA może mieć zastosowanie decyzja Komisji Europejskiej dotycząca EU–US Data Privacy Framework, a w odpowiednich pozostałych przypadkach — standardowe klauzule umowne. Microsoft dla usług firmowych opisuje standardowe klauzule umowne i inne zabezpieczenia z art. 46 RODO; sama certyfikacja DPF nie oznacza, że jest podstawą wszystkich jego transferów. Właściwy mechanizm zależy od usługi, odbiorcy i zakresu transferu.
Szczegóły publikują Google — zasady przesyłania danych, Microsoft — transfery i RODO oraz dokumentacja DPA Microsoft. Kopię zabezpieczeń właściwych dla konkretnej usługi oraz informacje o miejscu ich udostępnienia możesz uzyskać, pisząc do administratora.
5. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO masz prawo dostępu do swoich danych i otrzymania kopii, ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Masz także prawo do przenoszenia danych, gdy są przetwarzane automatycznie na podstawie zgody lub umowy i spełnione są pozostałe warunki tego prawa.
Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwzględny — po jego wniesieniu nie przetwarzamy danych do tego celu. Każdą zgodę możesz wycofać w dowolnej chwili, bez wpływu na legalność działań wykonanych przed jej wycofaniem.
Jak skorzystać z praw?
Napisz na zamowienia@makeasoap.com. Newsletter możesz odwołać także przez link rezygnacji w wiadomości, a zgodę na statystykę — przez panel zgód. Dla ochrony danych możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia, że wniosek dotyczy Twoich danych; nie żądamy danych nadmiarowych.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Jeżeli złożoność lub liczba żądań uzasadnia przedłużenie, poinformujemy Cię w tym terminie o przyczynie i nowym terminie. Prawo do usunięcia danych nie obejmuje dokumentów, które nadal musimy przechowywać na podstawie prawa lub które są niezbędne do ochrony konkretnego roszczenia.
Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne sposoby kontaktu i składania skarg znajdziesz na uodo.gov.pl.
W zakresie działania sklepu opisanego w tej polityce nie podejmujemy wyłącznie automatycznych decyzji, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływają. Nie oznacza to wyłączenia osobnych procedur bezpieczeństwa lub weryfikacji stosowanych przez bank albo operatora płatności na ich własnych zasadach.
